CTI論壇（ctiforum.com）（編譯/老秦）：期待已久的“視頻會議時(shí)代”終于到來了嗎？是的！在我們關(guān)于視覺交流和協(xié)作的最新研究中，Nemertes研究發(fā)現(xiàn)：
- 約500家參與調(diào)查的公司中，有45.7%正在使用基于會議室的視頻會議系統(tǒng)，另有30%的公司計(jì)劃在2019年底前這么做
- 38%的人使用桌面視頻會議，另外30%的人計(jì)劃在未來一年半的時(shí)間里開始使用
- 71%的公司提供的移動設(shè)備（平板電腦和手機(jī)）配置有視頻功能的統(tǒng)一通信（UC）客戶端
此外，大約一半使用視頻會議的人計(jì)劃在未來一年擴(kuò)大部署，這在很大程度上是受員工需求的推動。證據(jù)是顯而易見的：通過蘋果公司（Apple）的FaceTime、谷歌的Hangouts和WhatsApp等應(yīng)用程序，視頻會議在消費(fèi)者世界的廣泛應(yīng)用終于轉(zhuǎn)化為企業(yè)的視頻需求！
盡管出現(xiàn)了這種增長，但許多企業(yè)仍然在為如何最好地推出和支持視頻會議而苦苦掙扎，而且常常發(fā)現(xiàn)高清會議室系統(tǒng)和軟件客戶沒有使用，或者沒有提供可衡量的業(yè)務(wù)價(jià)值。作為我們研究的一部分，我們努力理解通過與技術(shù)和運(yùn)營管理的選擇相關(guān)的因素，如利用、提高生產(chǎn)力和自我評價(jià)的成功，是什么使得視頻會議成功地進(jìn)行。以下是與視頻會議成功與否最相關(guān)的五個(gè)因素。
- 有正確的組織策略--我們的研究不僅揭示了公司如何投資于視頻會議，還揭示了他們在會議服務(wù)、會議室硬件和統(tǒng)一通信（UC）客戶端方面如何選擇供應(yīng)商和作出產(chǎn)品購買決策。與成功最相關(guān)的兩個(gè)因素是：IT部門的協(xié)作團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)為解決方案提供資金，以及它在選擇解決方案時(shí)擁有最終的決定權(quán)。我們看到了各種各樣的情況。首先，為視頻會議購買提供資金的合作企業(yè)更有可能這樣做，作為改善內(nèi)部和外部合作的更廣泛努力的一部分。因此，視頻會議解決方案將是集成協(xié)作策略的一部分，而不是單獨(dú)提供的。通過擁有最終的決策權(quán)，企業(yè)可以確保視頻會議解決方案在網(wǎng)絡(luò)、端點(diǎn)和性能管理方面是可支持的。例如，在沒有理解網(wǎng)絡(luò)約束或試圖在虛擬桌面環(huán)境中支持桌面視頻會議的挑戰(zhàn)時(shí)，協(xié)作或AV小組負(fù)責(zé)選擇并部署解決方案，可能會導(dǎo)致災(zāi)難。
- 實(shí)施用戶感知和采用（UAA--User Awareness and Adoption）程序--我們很少看到視頻會議的使用出現(xiàn)病毒式增長。員工通常不愿意打開他們的攝像頭，除非他們的經(jīng)理要求他們這樣做。這在很大程度上改變了人們的看法，即視頻會議（尤其是針對遠(yuǎn)程工作人員的會議）具有侵?jǐn)_性。給同事發(fā)短信或打電話是一回事，但期望他們在視頻通話中表現(xiàn)得體就完全是另一回事了。解決這些問題的最好辦法是通過UAA項(xiàng)目，培訓(xùn)員工如何使用會議室系統(tǒng)和應(yīng)用程序，以及如何調(diào)整燈光和背景以確保最佳的視頻體驗(yàn)。也許這也意味著建立一種文化，在這種文化中，穿一件T恤、背景中有一堆雜物就可以參加會議（至少在內(nèi)部會議時(shí)是這樣）。這也意味著管理者必須帶頭鼓勵(lì)，或者我敢說，強(qiáng)制使用視頻。
- 關(guān)注分析--視頻會議的商業(yè)格言“你無法管理你無法衡量的東西”尤其適用于視頻會議。如果不能深入了解視頻會議的質(zhì)量、利用率和業(yè)務(wù)流程改進(jìn)，企業(yè)通常無法從投資中發(fā)現(xiàn)價(jià)值。一個(gè)成功的分析程序應(yīng)該從基礎(chǔ)開始--積極主動地管理語音和視頻質(zhì)量因素，如延遲、包丟失和抖動。通過這些性能數(shù)據(jù)，IT部門可以在發(fā)生之前識別潛在的性能問題，特別是對于那些通過無線網(wǎng)絡(luò)、Internet和/或虛擬桌面進(jìn)行視頻會議的人。除此之外，成功的公司還會測量利用率，并制定行動計(jì)劃來提高利用率。他們還會分析每次會議的人數(shù)、會議時(shí)長、會議中激活視頻的人數(shù)百分比等。最先進(jìn)的公司衡量特定的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)，如縮短生產(chǎn)時(shí)間、更高的關(guān)閉率、提高客戶滿意度，以及視頻會議使用的結(jié)果。要獲得這種洞察力，可能需要對第三方分析工具或托管服務(wù)進(jìn)行投資，以便在會議室系統(tǒng)和會議平臺提供商提供的信息之上和之外提供信息。
- 標(biāo)準(zhǔn)化和集成--研究顯示，那些在小房間內(nèi)使用相同的供應(yīng)商和專用的視頻會議系統(tǒng)的參與者，比混合和匹配會議室系統(tǒng)或依賴PC/筆記本電腦設(shè)置的房間視頻會議更成功。不止一個(gè)IT領(lǐng)導(dǎo)者告訴我們恐怖的故事：走進(jìn)會議室，卻發(fā)現(xiàn)房間里的個(gè)人電腦正在升級Windows系統(tǒng)，或者筆記本電腦被縮小到無法支持高清視頻的程度。在所有會議室擁有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境可以降低支持和培訓(xùn)成本。
- 轉(zhuǎn)向云--大約45%的參與者已經(jīng)在使用基于云的會議服務(wù)進(jìn)行視頻會議。這些平臺通常提供始終可用的虛擬會議室，參與者可以從桌面、移動設(shè)備或會議室系統(tǒng)、公司內(nèi)部或外部加入。使用云會議服務(wù)的公司報(bào)告說，與只使用本地會議服務(wù)器或試圖混合使用本地會議服務(wù)器的公司相比，它們的利用率更高，總體上取得了更好的成功。但是，IT領(lǐng)導(dǎo)者，尤其是在大型企業(yè)中，確實(shí)確定了一個(gè)領(lǐng)域，他們認(rèn)為有必要使用現(xiàn)場解決方案--那就是在網(wǎng)絡(luò)上保持視頻會議流量，即使使用云服務(wù)來滿足設(shè)置和控制。
總之，擁有正確的策略、實(shí)現(xiàn)用戶感知和采用程序、關(guān)注分析、標(biāo)準(zhǔn)化集成和擁抱云不會保證成功，但它們將增加你的視頻會議投資回報(bào)率，提高提供有形、可衡量的業(yè)務(wù)價(jià)值的可能性。
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作者：Irwin Lazar
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