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案例研究:小i機器人 X 某HR服務企業(yè):智能對話機器人實踐

2022-09-23 19:17:24   作者:   來源:CTI論壇   評論:0  點擊:


  摘要
  某HR服務企業(yè)在全國擁有150+直屬分支機構和450+服務網(wǎng)點,為數(shù)萬家企業(yè)的百萬余名雇員提供人力資源服務,日常的工作大量依賴于呼叫中心,為了給員工提供更好的服務、實現(xiàn)更高的效率,該企業(yè)引入智能對話機器人,提高內外部溝通效率和協(xié)同效率、完善學習和長期培訓機制、提升數(shù)字化管理。本案例旨在為有呼叫中心降本提效需求的企業(yè)提供經(jīng)驗借鑒。
  關鍵發(fā)現(xiàn)
  在智能對話機器人項目建設過程中,知識庫是關鍵,而知識庫的建設取決于對業(yè)務范圍的理解。某HR服務企業(yè)業(yè)務遍布全國且各地有所差異,為了給業(yè)務人員更好的使用體驗并方便管理,在劃分知識架構時將地區(qū)作為一級目錄、將業(yè)務作為二級目錄;
  由于已有CTI、IVR、錄音等系統(tǒng),在建設智能語音前,需要考慮整個系統(tǒng)完全重建還是在現(xiàn)有系統(tǒng)上做升級。完全重建可以進行智能語音統(tǒng)一管理但成本較高,現(xiàn)有系統(tǒng)升級成本稍低但管理分散,綜合考慮成本和收益后,該企業(yè)選擇在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎上進行改造升級,并進行項目級管理。
  分析師建議
  智能對話機器人項目需要整體規(guī)劃、分階段執(zhí)行。企業(yè)可以通過文本機器人建設完成智能對話機器人應用的MVP版本,然后完成語音機器人的建設;谖谋緮(shù)據(jù)和語音數(shù)據(jù)的積累,進一步建設坐席輔助、智能對練、智能質檢等功能;
  智能對話機器人尤其適用于存在簡單、高頻、重復問題的客服場景,通過機器人過濾掉大部分重復性問題咨詢,可大幅降低人工坐席的成本。
  作者:沙丘社區(qū)分析師團隊
  01.案例企業(yè)
  某HR服務企業(yè)(以下簡稱“A企業(yè)”)是國有HR服務企業(yè),采取“咨詢+技術+外包”的服務模式,聚焦“人事管理、人才派遣、薪酬福利、招聘及靈活用工和業(yè)務外包”五項主營業(yè)務,為各類企業(yè)提供融合本土智慧和全球視野的全方位人力資源解決方案,為上海人才高地建設、“一帶一路”建設、“長三角一體化”戰(zhàn)略實施提供強有力的人才支撐。
  A企業(yè)目前在全國擁有150+直屬分支機構和450+服務網(wǎng)點,為數(shù)萬家企業(yè)的百萬余名雇員提供專業(yè)、高效的人力資源服務,運用現(xiàn)代化的先進技術,實現(xiàn)了對傳統(tǒng)人力資源服務的全面賦能。
  02.業(yè)務挑戰(zhàn)
  A企業(yè)日常的招聘錄用、人才咨詢等工作都由呼叫中心完成,呼叫中心存在如下痛點:
  第一,多渠道訴求、溝通效率低。HR服務一般承接各個公司、各地分支機構所有的人力資源管理任務,需要通過電話、微信等多個渠道溝通,而不同地區(qū)有不同的聯(lián)系方式和處理方式,導致HR服務的效率較低;
  第二,日常服務高頻重復。HR服務涉及大量的入職、離職、福利、公積金、社保等咨詢問題,這些高頻重復的問題占據(jù)了HR服務企業(yè)的大量資源,降低工作效率;
  第三,業(yè)務變化快、管理難。HR服務的企業(yè)業(yè)務跨度大、類型多,業(yè)務知識點變化頻繁,不利于客服人員掌握,客服人員的培訓成本高、周期長,服務過程中通過人工抽檢的方式檢查效果和質量,導致樣本數(shù)據(jù)不足,難以進行管理優(yōu)化。
  基于以上痛點問題,A企業(yè)與小i機器人合作,通過智能對話機器人為員工提供更好的服務、實現(xiàn)更高的效率,具體來看包括:
  第一,提升內外部溝通效率。電話、App、微信小程序等全渠道入口接入,呼叫中心統(tǒng)一平臺管理,通過機器人過濾掉大量重復的簡單問題,提升呼叫中心能力和效率。
  第二,提升內外部協(xié)同效率。通過智能工單提升從填單到流轉到反饋的整個過程,協(xié)同流轉內外部工作流程。
  第三,完善培訓和長期學習機制。通過AI陪練機器人完成日常的學、練、測、評等,提高客服人員的服務能力。
  第四,提升數(shù)字化管理。HR服務過程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù),通過多維度數(shù)據(jù)分析,提升HR服務效果。
  03.解決方案
  針對A企業(yè)的業(yè)務痛點,小i機器人為A企業(yè)制定長期規(guī)劃,基于整體規(guī)劃、高效服務、主動服務的原則,將智能對話機器人的應用劃分為四個階段,最終實現(xiàn)多渠道知識統(tǒng)一融合、智能化應用提升效率、建設新一代智能呼叫中心。
  第一階段是文本對話AI建設階段,通過文本客服建設完成智能對話機器人應用的MVP版本,建設內容包括文本智能客服、在線客服和知識建設等;
  第二階段是語音對話AI建設階段,建設內容包括智能語音IVR、智能語音外呼、VUI設計等;
  第三階段基于前兩階段文本數(shù)據(jù)和語音數(shù)據(jù)的積累,進一步數(shù)據(jù)分析與應用,計劃建設坐席輔助、智能對練、智能質檢等功能;
  未來,隨著智能呼叫中心的建設,不僅可以對內服務,還可以對外部服務的客戶進行技術輸入,實現(xiàn)HR全面賦能。
  第一階段:文本對話AI建設
  在智能對話機器人項目建設過程中,知識庫是關鍵,而知識庫的建設取決于對業(yè)務范圍的理解。小i機器人在項目前期對A公司的現(xiàn)有業(yè)務范圍進行梳理,包括福報、門診醫(yī)療、理賠報銷、彈性福利、網(wǎng)站登錄等。
  A公司的分支機構遍布全國,不同省區(qū)針對同一問題的答案不同。為了給業(yè)務人員更好的使用體驗,在知識工程架構建設過程中,小i機器人設計了兩種方案:方案一在劃分知識架構時將地區(qū)作為一級目錄、將業(yè)務作為二級目錄,方案二則是將業(yè)務作為一級目錄、將地區(qū)作為二級類目。
  由于同一個業(yè)務并非所有地區(qū)都有,不同地區(qū)涉及的業(yè)務范圍不同,從管理角度看,第一種方案更佳,因此小i機器人根據(jù)方案一的邏輯,最終梳理出公積金、假期規(guī)定、人才引進、人事檔案、工商、失業(yè)、生育、個人所得稅、體檢、勞動關系、福利、政策、入職、離職等場景下不同地區(qū)相應的業(yè)務問題和答案。
  知識庫梳理完成后,為AI交互提供基礎。AI交互應用分為線上和線下兩種渠道:
  線上渠道包括App、Web、微信小程序等,機器人可以完成問題解答,如果機器人無法處理則可以無縫轉到人工客服,人工坐席頁面可顯示客戶信息,從而進行更清晰的展示和更精準的回復;
  線下渠道將實體機器人應用于線下的營業(yè)大廳,由實體機器人完成迎賓接待、業(yè)務咨詢等,支持文本和語音兩種交互方式。
  通過第一階段文本對話AI的建設,機器人完成回復的解決率在95%以上,解決了大部分業(yè)務場景的簡單重復問題,大幅降低人工坐席的成本。
  第二階段:語音對話AI建設
  智能語音需要對接企業(yè)原有IVR,A企業(yè)過去已有CTI、IVR、錄音、CRM等系統(tǒng),在建設智能語音前,A企業(yè)需要考慮整個系統(tǒng)完全重建還是在現(xiàn)有系統(tǒng)上做升級。
  完全重建可以進行智能語音統(tǒng)一管理但成本較高,現(xiàn)有系統(tǒng)升級成本稍低但管理分散,最終綜合考慮成本和收益,A企業(yè)選擇在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎上進行改造升級,并進行項目級管理。
  在智能語音呼入場景上,小i機器人結合當前智能語音呼入市場需求及A企業(yè)原有IVR系統(tǒng)的特點,采用“首層快捷菜單”+“人工攔截”方案,用戶呼入400以后,第一步先提示用戶已有機器人上線,用戶可以通過響應按鍵進入到機器人導航。
  小i機器人的智能語音方案模擬傳統(tǒng)IVR菜單流向,方便新老方案客戶在不同節(jié)點上進行行為的對比,化被動式服務為主動式服務,提高原有“主菜單直接選人工”的客戶IVR智能服務的轉化率,同時結合人工攔截的方案解決忙時電話大量放棄的問題,為服務水平提供保障。
  在所有系統(tǒng)都是分散的情況下,小i機器人通過語音交換機PBX中的唯一ID值關聯(lián)所有數(shù)據(jù),將小i機器人的智能交互數(shù)據(jù)、IVR交互數(shù)據(jù)、CTI人工接聽數(shù)據(jù)進行整合,統(tǒng)一存入數(shù)據(jù)倉庫中。
  在外呼場景下,嫁接小i機器人智能語音交互平臺,根據(jù)A企業(yè)的網(wǎng)絡狀況,語音外呼路徑如下:
  • 對接業(yè)務系統(tǒng),讀取客戶姓名、電話號碼、外呼類型等信息;
  • 制定外呼場景交互流程,包括合同催簽、入職通知、健康體檢催檢、個稅匯算清繳通知四個場景的交互流程和話術;
  • 設定撥號策略實現(xiàn)自動外撥,包括撥出時間點設置、撥出次數(shù)記錄、接通后用戶反映記錄等;
  • 通過自動外呼平臺和語音服務器將外呼語音流呼叫至用戶電話端,電話接通后由外呼機器人接聽交互;
  • 外呼機器人完成每日外呼任務,并生成外呼報表。
  通過第二階段語音對話AI的建設,導航準確率達到85%以上,智能導航分流率在10%以上,為人工攔截了大量通話,大幅提高客服效率。
  04.價值與效果
  小i機器人的智能對話機器人為A企業(yè)從上至下全公司層面帶來價值:
  對于公司管理而言,更低成本地支撐公司服務、業(yè)務擴張戰(zhàn)略。通過數(shù)字化手段優(yōu)化流程,提升了服務效率和服務滿意度,在人力成本逐年上漲的今天,能夠在成本不失控的情況下支撐業(yè)務高效運營,快速擴張。
  對于部門管理而言,管理更加輕松,更加科學。一方面對于服務的全生命周期都可以進行自動化過程管理,另一方面對于服務結果也可以有全面的數(shù)據(jù)支撐。服務人員績效考核、問題分析等都更加有據(jù)可依。
  對于服務部門而言,工作的幸福度和成就感提升。簡單問題通過機器人過濾,減少了重復性問題咨詢;同時一體化的服務平臺輔助服務部門快速鎖定問題、獲得參考回答、快速遠程,降低了被投訴的概率,工作認可度也得到提升。
  對于員工而言,運轉效率大幅提升。入職前-入職中-培訓-福利-咨詢-離職全流程自助辦理?焖俳鉀Q各時期問題,快速得到專業(yè)的處理,并且服務進度和服務結果都可以實時掌握,保障了業(yè)務的高速運轉。
  案例來源:沙丘社區(qū)《沙丘大會》對話式AI專場
  分享專家:朱思燕,小i機器人售前咨詢專家
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