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縮短報(bào)銷周期 提高審批效率
羅氏診斷實(shí)施預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)成功案例

2009/07/20

葡萄城的實(shí)施顧問對(duì)羅氏診斷作了詳盡的需求調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題主要集中在以下方面：


• 報(bào)銷周期過長(zhǎng) 羅氏診斷對(duì)公司的報(bào)銷流程做過統(tǒng)計(jì)，平均需要42個(gè)工作日才能完成從申請(qǐng)到審批到財(cái)務(wù)支付的整個(gè)流程。報(bào)銷周期過長(zhǎng)的弊端不僅體現(xiàn)于員工滿意度下降，對(duì)公司的現(xiàn)金流管理也帶來了困難。



• 審批過程不透明 報(bào)銷申請(qǐng)離不開審批，傳統(tǒng)的手工方式主導(dǎo)下，審批流程是不透明的。員工既無法了解審批進(jìn)行到了哪一步，還需要多少時(shí)間才能拿到報(bào)銷所得，也不能在申請(qǐng)被駁回時(shí)立刻獲悉具體原因。
  
  
• 現(xiàn)金和信用卡的抉擇 羅氏診斷為了減少公司現(xiàn)金預(yù)支，鼓勵(lì)銷售人員使用信用卡進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)。但準(zhǔn)確判別工作消費(fèi)和個(gè)人消費(fèi)紀(jì)錄卻成了財(cái)務(wù)額外的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也造成報(bào)銷周期延長(zhǎng)并可能影響信用卡還款。

• 費(fèi)用審批按明細(xì)拆分進(jìn)行，加快報(bào)銷進(jìn)度 員工報(bào)銷經(jīng)常會(huì)遇到個(gè)別明細(xì)項(xiàng)不符合要求需退回重新填寫，通常情況是將整張單據(jù)一起退回，其中也包括正確的項(xiàng)目。通過對(duì)細(xì)節(jié)的深入調(diào)研，羅氏診斷發(fā)現(xiàn)員工在重新填寫單據(jù)方面浪費(fèi)了大量時(shí)間，而整個(gè)報(bào)銷流程的周期也因此延長(zhǎng)。葡萄城的實(shí)施顧問針對(duì)企業(yè)需求對(duì)員工申請(qǐng)報(bào)銷的項(xiàng)目進(jìn)行拆分，一旦單據(jù)中某一項(xiàng)費(fèi)用申請(qǐng)出現(xiàn)問題，系統(tǒng)僅僅退回需要修改的明細(xì)項(xiàng)，而其他則按照正常流程進(jìn)行審批。



• 導(dǎo)入信用卡消費(fèi)記錄，減少公司現(xiàn)金預(yù)支 葡萄城的實(shí)施顧問將銀行提供的信用卡消費(fèi)記錄導(dǎo)入系統(tǒng)，并做標(biāo)記以供申請(qǐng)者填寫單據(jù)時(shí)選擇。員工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)自行選擇相關(guān)記錄作為明細(xì)項(xiàng)，各級(jí)審批人能方便地核查。對(duì)于個(gè)人消費(fèi)不做報(bào)銷用途的記錄，審批人則無法查看，保護(hù)員工個(gè)人隱私的安全性。



• 規(guī)范公司流程，提高各環(huán)節(jié)工作效率 羅氏診斷嚴(yán)格要求施行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的流程以提高整個(gè)企業(yè)的效率，葡萄城的實(shí)施顧問根據(jù)其需求將出差申請(qǐng)和現(xiàn)金預(yù)支流程與費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行關(guān)聯(lián)。員工利用系統(tǒng)進(jìn)行出差申請(qǐng)，此后的差旅費(fèi)用報(bào)銷必須與其出差申請(qǐng)單一致，報(bào)銷時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)列出員工提交的出差申請(qǐng)供其選擇，利用同一個(gè)系統(tǒng)規(guī)范流程提高效率�，F(xiàn)金預(yù)支同樣與最后的財(cái)務(wù)支付流程相關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)完成最后付款前會(huì)根據(jù)SAP系統(tǒng)沖抵的現(xiàn)金扣除預(yù)支的金額，申請(qǐng)者通過系統(tǒng)可以看到實(shí)際歸還的金額。羅氏診斷要求每一張發(fā)票對(duì)應(yīng)一項(xiàng)報(bào)銷明細(xì)并由系統(tǒng)給出索引號(hào)互相對(duì)照，財(cái)務(wù)只需將索引號(hào)導(dǎo)入SAP系統(tǒng)就能對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，便于導(dǎo)出報(bào)表及財(cái)務(wù)審計(jì)。

• 加強(qiáng)合規(guī)檢查 系統(tǒng)遵循SOP標(biāo)準(zhǔn)，一旦報(bào)銷的費(fèi)用超過額定金額標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出提示并轉(zhuǎn)給更高權(quán)限的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。為提醒員工注意合規(guī)，系統(tǒng)將法規(guī)性文檔作為附件鏈接，減少差錯(cuò)率。



• 提高審批透明度及員工滿意度 運(yùn)用流程的益處在于能隨時(shí)查看報(bào)銷的進(jìn)展，普通員工可以看到自己所有申報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項(xiàng)費(fèi)用的審批紀(jì)錄、審批進(jìn)展。如果申請(qǐng)被拒，系統(tǒng)則要求審批者必須輸入拒絕理由并扣除申請(qǐng)人相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，加強(qiáng)員工嚴(yán)格遵守報(bào)銷規(guī)則的自覺性。企業(yè)通過系統(tǒng)提升了審批的透明度，也提高了員工的滿意度。



• 提高報(bào)銷效率，縮短周期 系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動(dòng)在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個(gè)與物理單據(jù)的審核流程，最后報(bào)財(cái)務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者不在公司也不影響報(bào)銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了拖沓。申請(qǐng)者若有事外出，可以設(shè)置代理人幫助填寫相關(guān)單據(jù)并作為草稿保存，節(jié)省了不必要的等待時(shí)間。

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